Billing sistem za poštanske usluge i izvještavanje

новембар 12, 2018

Za kompaniju “Pošta Crne Gore” razvijen je sistem za fakturisanje klijenata na osnovu predefinisanog cjenovnika usluga sa posebnim modulima za upravljanje i izvještavanje.
Unos osnovnih podataka, neophodnih za pravilan rad aplikacije, omogućen je kroz posebne forme za unos podataka o partnerima i tipovima partnera, bankama, gradovima, troškovnim mjestima i ugovorima.

Cjenovnik je organizovan kroz strukturu stabla, koja omogućava detaljno kreiranje kategorija i potkategorija usluga, kao i definisanje osnovnih podataka samih usluga, kao što su cijena, PDV, popust i sl. U zavisnosti od tipa usluge, razlikuju se i osnovni podaci o njima koji se mogu unijeti kroz zasebne forme

Kroz specifikacije je moguće kreirati predračune i izdati jedinstvene fakture korisnicima koji poštanske usluge koriste na više troškovnih mjesta. Njima se kontrolišu bezgotovinski prihodi, novčana davanja kao i masovne pošiljke.
Radi lakše kontrole i izdavanja mjesečnih faktura, bezgotovinski prihodi se dijele na obračunske periode za koje se one izdaju. Za njih se zatim vežu troškovna mjesta, kojima se nakon toga dodaju i partneri kao i usluge koje su oni zatražili na tim troškovnim mjestima. Usluge se detaljno specifikuju unosom stavki faktura iz cjenovnika i količinom .

Na sličan način definišu se i novčana davanja, tj. najprije se vrši unos obračunskog perioda, nakon čega je moguće u taj obračnski period dodati partnere, upkupne isplate od tog partnera kao i upupan broj čekova izdatih za tog partnera. Za svakog kreiranog partnera moguće je dodati i posebne stavke koje podrazumijevaju odabir troškovnog mjesta gdje je isplata izvršena, broj čekova i isplaćenu količinu. Na ovaj način obezbijeđena je kontrola i poređenje ukupnih podataka sa pojedinačnim, iz posebnih poštanskih jedinica.

Masovne pošiljke se koriste za upravljanje hibridnom poštom i koriste se na sličan način kao i prethodne dvije specifikacije: najprije se vriši odabir obračunskog perioda, zatim troškovnog mjesta, partnera i na kraju se vrši unos stavki iz cjenovnika za svakog partnera posebno.

Radi lakšeg unosa velike količine podataka, za sve vrste specifikacija omogućeno je kopiranje podataka iz prethodno unesenog obračunskog perioda.

Kroz opciju fakturisanja omogućeno je izdavanje direktnih faktura, pojedinačnim partnerima, čuvanje fakture prije izdavanja, u formi profakture kao i pregled pojedinačnih i zajedničkih faktura. Sve fakture moguće je kreirati i u PDF formatu.

Opcije izvještavanja su urađene veoma detaljno, na visokom nivou mogućnosti podešavanja opcija koje želimo u izvještajima. 
U univerzalnim izvještajima se pored vremenskog perioda za koji želimo da generišemo izvještaj mogu odabrati i pojedinačna ili sva troškovna mjesta, pojedinačni ili svi tipovi faktura, pojedinačni ili svi partneri i pojedine ili sve usluge prisutne u cjenovniku.
U izvještaju po fakturama moguće je pregledati  izvještaje za pojedinačne fakture po tipovima faktura, partnerima za određeni datum ili vremenski period. 
Izvještaj po uslugama generiše podatke za pojedine stavke cjenovnika, i/ili njihove kategorije, te je stoga moguće odabrati nivo cjenovika (kao kategoriju) ili pojedinačnu uslugu za koju želimo generisati izvještaj.

Svi izvještaki generišu se u Excel formatu, koji je pogodan za dalju, detaljniju analizu.