Izrada dokumentacije u poslovnom okruženju je nezamisliva bez kontrole, odnosno bez upravljanja aktivnostima izrade, distribucije i verifikacije. Upravljanje dokumentacijom predstavlja proces rada s dokumentima u toku njihovog životnog ciklusa – od skice do kreiranja, preko pregleda i overe, čuvanja i razmene, pa sve do njihovog uništenja, odnosno brisanja. Bez obzira da li se upravljanje vrši na organizovan, manje organizovan ili neorganizovan način, ono je prisutno. Sasvim drugo pitanje je da li je i koliko efikasno.
Uvođenje informaionog sistema u različite delove preduzeća omogućuje kvalitetno i brzo formiranje dokumenata, ali po pravilu ne rešava i pitanja organizacije poslovne, tehničke i administrativne dokumentacije. Često se zbog nedovoljne organizovanosti, načina rada i uticaja okruženja problem upravljanja dokumentima još više komplikuje, a količina papira koju treba distribuirati i arhivirati povećava.
Ako želite da dokumentaciju u Vašem poslovnom sistemu učinite brzo i lako dostupnom i njome efikasno upravljate a da pritom obezbedite kvalitetan rad s dokumentima opredelite se za UniDocs, sistem za upravljanje dokumentacijom i poslovnim procesima.
UniDocs je otvoren programski sistem za upravljanje dokumentima opšte namene. Pogodan je za postavljanje u svim organizacijama, bez obzira na njihovu veličinu i delatnost.
Uvođenje ovakvog sistema obezbeđuje veću brzinu i pouzdanost distribucije, razmene i pristupa dokumentaciji, veću preglednost poslovanja kroz praćenje otvorenih poslovnih zadataka i predmeta, implementaciju poslovnih pravila i radnih procedura kao i njihovo sprovođenje kroz poslovne procese i nadzor kroz formalizovane dokumentacione tokove, centralizaciju arhivske građe, dostupnost i strogo kontrolisan pristup dokumentima u skladu sa definisanim pravima za rad svih autentifikovanih i autorizovanih korisnika itd.
Bez obzira na lakoću korišćenja, UniDocs zadovoljava najstrožije zahteve bezbednosti informacionih sistema, čuvajući dokumenta i podatke od slučajnih grešaka ili neovlašćenih upada u sistem.
Troškovi rada sa dokumentacijom u okviru organizacije se značajno smanjuju, procesi optimizuju, prostori koji su korišćeni za smeštaj arhive oslobađaju, štedi vreme pronalaženja dokumenata, onemogućava gubljenje dokumenata, a tekuća verzija dokumenta se uvek nalazi na pravom mestu u pravo vreme!
Dokumenta se standardizuju po izgledu, strukturi, opisu i načinu klasifikacije i grupisanja.
UniDocs će svim korisnicima sistema pružiti mogućnost da u svakom trenutku imaju lak i brz uvid u kompletnu poslovnu dokumentaciju, a sve to u skladu sa definisanim korisničkim pravima. Obezbediće praćenje kompletnog životnog ciklusa od nastanka dokumenta i prateće dokumentacije, preko evidencije i njegovog zavođenja, kontrolisanja, pa sve do odobravanja, potpisivanja kao i arhiviranja i praćenja u postojećoj arhivi.
Detaljna prezentacija UniDOCS programa nalazi se na internet adresi: www.unidocs.rs
