Informacioni sistem je rađen za potrebne firme „Akvila“ koja se bavi održavanjem ulaza zgrada i upravljanjem skupštinama stanara. Prvenstveno je razvijen billing sistem za izdavanje računa partnerima i stanarima, praćenje uplata/isplata preko unijetih izvoda i rasknjižavanja zaduženja, kao i kreiranje opomena/utuženja za stanare koji ne izmiruju prisprjele obaveze blagovremeno.
Mjesečni obračun se vrši za svaku stambenu jedinicu i za svakog njenog vlasnika shodno njegovom procentualnom učešću u vlasništvu stambene jedinice, njene kvadrature i usvojene cijene po kvadratnom metru. Da bi ovaj sistem funkcionisao, potrebno je vođenje velikog broja dokumenata, od osnivanja skupštine stanara, njenih propisa i statuta, kao i dokumentacije iz katastra nepokretnosti o svim stambenim jedinicama i njenim vlasnicima. Za ove potrebe se koristi UniDOCS DMS sistem Beogradske firme Osa računarski inženjering i bilo je neophodno izvršiti integraciju sa billing sistemom.
Upravljanje skupštinama stanara je podijeljeno tako da je osnovna polazna tačka zgrada koja može imati jednu ili više skupština stanara, svaka skupština stanara može da ima jedan ili više ulaza u zgradu koje obuhvata, dok ulazi sadrže stambene i nestambene jedinice sa jedinstvenim PD brojem koji dodjeljuje katastar nepokretnosti. Svaka jedinica ima jednog ili više vlasnika, a za svakog vlasnika se vodi evidencija izdatih računa i da li su ti računi plaćeni. Izdavanje računa se radi na početku mjeseca za tekući mjesec i vrši se automatski, pri čemu u račun ulaze i vanredni troškovi (ukoliko ih ima) koji su se desili u prethodnom mjesecu a za koje je dogovoreno da trošak pada na same stanare (npr. popravka lifta).
Kroz ovaj sistem se vode i sve fakture (ulazne i izlazne), kao i izvodi jedne skupštine stanara. Na ovaj način je moguće vršiti njihov unos i pregled, kao i rasknjižavanje faktura sa stavkama izvoda kako bi se vodila evidencija o plaćenim i neplaćenim fakturama. Sve ovo omogućava kreiranje detaljnih finansijskih i upravljačkih izvještaja.
Sistem je zaokružen modulom za kreiranje opomena i utuženja vlasnika stambenih jedinica koji nisu izmirili prispjele obaveze (minimum 3 mjeseca). Prvenstveno se kroz sistem kreira opomena koja se korisniku šalje poštom, a nakon njenog prijema ima 8 radnih dana da istu plati (datum prijema se nalazi na dostavnici koju pošta vraća pošiljaocu). Ako nakon 8 radnih dana od datuma prijema opomena ne izmiri obavezu, kreira se utuženje koje se šalje sudskom izvršitelju koji je dodijeljen skupštini stanara u kojoj vlasnik posjeduje stambenu jedinicu.
